Adresowanie kopert wzór – jak zrobić to poprawnie?

Prosta sprawa, tak się wydaje, jednak adresowanie kopert nie jest wcale tak oczywiste jak jeszcze kilka lat temu. Poczta Polska ustaliła standardy adresowania, których należy przestrzegać z prostego powodu. Przesyłki są segregowane automatycznie i wszelkiego rodzaju pomyłki, nieczytelne litery bądź cyfry, rozciągnięty na całą długość koperty adres odbiorcy, komplikują dostarczenie listów.

Z pomocą przychodzą programy do adresowania kopert. Bo o ile wysłanie kilku listów w miesiącu nie rodzi problemu, to obsłużeniu kilkuset czy kilku tysięcy faktur dla klientów, już tak. Jak właściwie adresować koperty i które programy do adresowania są najlepsze?

Wzór zaadresowanej koperty

Przez wiele lat koperta była adresowana na froncie i z tyłu. Obecnie poprawną formą jest tył koperty, to na nim znajdują się wszystkie informacje dotyczące przesyłki.

Tylna część koperty podzielona jest na pięć stref:

Na dole koperty, około 1,5 cm stanowi strefa kodowa. Podobnie 1,5 cm należy pozostawić z prawej strony obok adresu odbiorcy. W tych polach Poczta Polska umieszcza kody.

Dane adresata nie mogą się rozciągać na całą długość koperty. Adresować należy zacząć około 14 cm od brzegu koperty (licząc od prawej strony), pozostawiając po lewej stronie miejsce na informacje o przesyłce.

Wzór adresowania kopert

Jak powinno się adresować koperty?

Zanim o prawidłowym sposobie adresowania kopert, kilka praktycznych wskazówek:

  • koperty powinny być w neutralnych kolorach, np. białe albo szare,
  • do adresowania używa się długopisu w kolorze niebieskim bądź czarnym,
  • w przypadku kopert bąbelkowych najlepiej umieścić na niej etykietę z adresem (ze względu na bąbelki istnieje ryzyko, że adres będzie nieczytelny),
  • wszystkie koperty adresuje się według powyższego schematu,
  • litery powinny mieć wysokość nie mniejszą niż 2 mm (łatwe w odczytaniu).

Informacje na kopercie powinny być umieszczone we właściwej kolejności. Dane odbiorcy należy wpisać następująco:

  • imię i nazwisko (jeśli jest to firma, to imię i nazwisko pracownika, a następnie nazwa firmy, może być również sama nazwa firmy),
  • nazwa ulicy, numer budynku i mieszkania,
  • kod pocztowy i miejsce zamieszkania,
  • kraj, jeśli jest to przesyłka wysyłana za granicę.

Jeśli listy wysyłane są za granicę, należy kierować się zasadami obowiązującymi w tym kraju. Kolejność podawanych danych może być inna, dlatego warto to sprawdzić przed wysłaniem przesyłki. Poza tym w przypadku przesyłek zagranicznych, adres należy podać w języku państwa, do którego wysyłany jest list.

Pole z danymi nadawcy wypełnia się identycznie, jak pole adresata (odbiorcy). Natomiast po lewej stronie koperty, obok danych odbiorcy, umieszczane są informacje o przesyłce, przykładowo, że jest to list polecony, priorytet czy z potwierdzeniem odbioru. Pole to musi pozostać puste.

Czy na kopercie musi być Sz P?

Zwrot Szanowny Pan/ Szanowna Pani przez dekady poprzedzał dane odbiorcy. Jak jest dziś? Nadal spotyka się na kopertach Sz. P., natomiast tego skrótu nie poleca się używać ze względu na jego niejednoznaczność. Poleca się użyć skrótów grzecznościowych:

  • Szanowny Pan (Pani, Państwo),
  • Sz. Pan (Pani, Państwo).

Zwrot grzecznościowy koniecznie z dużych liter!

Gdzie umieścić dopisek na kopercie?

Zdarza się, że konieczne jest umieszczenie dopisku na kopercie, z numerem sprawy czy dotyczącym konkretnej rzeczy. Choć Poczta Polska informuje, iż na kopercie w miejscu dane odbiorcy nie powinno widnieć nic poza adresem, to właśnie pod nim jest miejsce na dopisek. Dlatego jeśli chcesz zamieścić dopisek, to należy go umieścić pod adresem odbiorcy, pamiętając o pozostawieniu 1,5 cm na dole koperty na kody.

Jaki program do adresowania kopert?

Adresowanie kopert ułatwiają programy komputerowe. Intuicyjne w obsłudze, pomagają w rozprawieniu się z dużą ilością firmowej korespondencji. Do wyboru są programy, dzięki którym wydrukujesz koperty z adresem bądź etykiety. Umożliwiające dodanie logo firmy, grafiki, symboli. Koperty spersonalizujesz wybierając czcionkę, rodzaj kopert, szablon, dzięki czemu firma zyskuje na wizerunku.

Popularne programy do adresowania kopert:

  • Print Envelope Visual,
  • Word (MS Office) i inne pakiety biurowe,
  • Faktura XL,
  • Envelope Printer 2.0.1.

Sposoby zaklejania kopert

Producenci oferują różne rodzaje kopert, jedne wystarczy po prostu zamknąć docisnąć i koperta jest zaklejona. Sposób zaklejania kopert zależy od tego, jakie wybierzesz.

  • Koperty z klejem wymagającym zwilżenia (koperty NK)- czyli dobrze wszystkim znane tradycyjne koperty. Na klapie koperty znajduje się klej, należy go zwilżyć i zamknąć kopertę, dociskając.
  • Koperty z paskiem (HK)- na klapie znajduje się pasek, który wystarczy oderwać. Pod nim znajduje się klej. Wystarczy zerwać pasek, zamknąć, docisnąć i gotowe.
  • Koperty samoklejące (SK)- bardzo wygodne, bo klej znajduje się na klapie i kontr-klapie koperty. Wystarczy odgiąć kontr-klapę i docisnąć klapę.

Dostępne są również koperty bez warstwy kleju, jednak cieszą się one najmniejszym zainteresowaniem.

Koperty do biura z dostawą- rodzaje kopert w naszym sklepie

W ofercie M&M Partners kupisz różne rodzaje kopert. Oferujemy koperty listowe w praktycznie każdym formacie, z okienkiem i tradycyjne bez. Poza tym różne rodzaje kopert: bezpieczne, ozdobne, kurierskie, RBD, bąbelkowe. W ofercie mamy też akcesoria do pakowania paczek oraz wytrzymałe i łatwe w użyciu taśmy.

Obecnie poczta sortuje listy automatycznie, dlatego tak ważne jest prawidłowe i wyraźne adresowanie kopert.