Obowiązek przechowywania akt osobowych dotyczy zarówno pracodawców, jak i administracji szkół i uczelni. Czym tak właściwie są akta osobowe? Najczęściej określenia tego używa się w odniesieniu do dokumentów dotyczących pracownika. Akta osobowe dzieli się na cztery kategorie: A, B, C, D, a każda z nich zawiera inny rodzaj dokumentów. Część A obejmują dokumenty związane ze staraniem się pracownika o pracę, natomiast w kategorii B znajdują się dokumenty związane z rozpoczęciem zatrudnienia oraz z całym przebiegiem pracy. Część C to natomiast dokumentacja dotycząca zakończenia zatrudnienia. W 2019 roku wprowadzono kategorię D, która jest poświęcona m.in. nieprawidłowościom, których dopuścił się pracownik podczas okresu zatrudnienia. Akta osobowe są przechowywane na dwa sposoby: w wersji papierowej oraz elektronicznej. Bardzo ważne jest, aby dokumenty nie wpadły w niepowołane ręce. Właśnie dlatego tak dużą rolę odgrywa to, w jaki sposób firma przechowuje dokumenty.
W czym przechowywać akta osobowe?
Jeżeli firma decyduje się na przechowywanie akt osobowych w papierowej wersji, wówczas muszą zostać spełnione podstawowe warunki. Dokumenty powinny być zabezpieczone przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą oraz wglądem osób nieupoważnionych. Istotną rolę odgrywa m.in. temperatura oraz wilgotność pomieszczenia. Nie można bowiem dopuścić do mechanicznego zniszczenia dokumentów. W czym przechowywać akta osobowe? Dokumenty najczęściej znajdują miejsce wewnątrz metalowych szaf oraz specjalnych archiwów. Jednak zanim tam trafią, powinny być zabezpieczone przy pomocy odpowiednich teczek lub skoroszytów. W naszym sklepie papierniczym online znajdziesz szeroki wybór akcesoriów zabezpieczających akta osobowe. Dostępne są m.in. specjalne segregatory, skoroszyty oraz teczki. Dzięki nim dokumenty są chronione przed uszkodzeniami, a przy tym zostają utrzymane w porządku. Przy segregowaniu akt bardzo często wykorzystywany jest system kolorystyczny. Pozwala on na szybkie rozróżnienie kategorii dokumentów. Niezwykle pomocne są przy tym zawieszane skoroszyty OPTIMA, które występują w kilku wersjach kolorystycznych. Są one również wyposażone w okienko opisowe, dzięki czemu proces znalezienia dokumentów zajmuje jeszcze mniej czasu.