Jak zachować porządek w biurze?

Kategoria: organizery

Jak zachować porządek w biurze?

Niezależnie od tego czy biuro jest przeznaczone dla kilku czy kilkunastu osób, niezmiennym problemem pozostaje utrzymanie odpowiedniego porządku. Każda osoba posiada swój własny system układania akcesoriów, segregowania papierów czy archiwizowania dokumentów. Do tego prawie niemożliwym jest, aby wszyscy pracownicy mieli pedantyczne zacięcie. Zawsze znajdzie się choć jedna osoba, która preferuje tzw. artystyczny nieład. Właśnie dlatego tak ważne jest wprowadzenie jasnych zasad, które od razu będą znane dla wszystkich pracowników. W dzisiejszym artykule przedstawiamy kilka prostych metod na utrzymanie porządku w biurze.

Komfort pracy – odpowiednie meble biurowe

Choć zachowanie porządku w pracy zdaje się wpływać przede wszystkim na walory estetyczne biura, to w rzeczywistości posiada ono jeszcze inne zalety. Badania potwierdzają, że uporządkowana przestrzeń podwyższa stopień efektywności pracowników, a do tego wpływa na poprawę samopoczucia. Ponadto pozwala zaoszczędzić naprawdę sporo czasu. Na utrzymanie porządku znaczny wpływ ma już sam pracodawca, który wybiera meble biurowe. To bardzo ważne zadanie, bowiem poszczególne modele powinny być dostosowane do profilu firmy oraz wykonywanych przez pracowników obowiązków. Z pewnością niezbędne okazują się biurka oraz fotele. Uniwersalny blat posiada wymiary 80×160 cm. Oczywiście w przypadku firmy architektonicznej powinien być on znacznie większy. W kwestii siedzenia najbardziej polecane są fotele biurowe albo fotele gamingowe o regulowanej wysokości. Mogą być one dostosowane do wzrostu konkretnego pracownika. Kolejnym niezbędnym meblem jest szafa albo regał. Niezależnie od branży, w każdej firmie gromadzone są dokumenty, które powinny mieć swoje stałe miejsce. Nie zawsze masz wpływ na wygląd mebli, jednak od Ciebie zależy to, jak prezentuje się blat Twojego biurka. Z pewnością przydatny okaże się organizer. To gadżet, który pozwala na uporządkowanie długopisów, karteczek oraz wszelkich drobnych akcesoriów, które tak łatwo wprowadzają nieład. Powodzeniem cieszy się m.in. przybornik Maped Ergologic. Posiada on liczne przegródki oraz dyspenser na taśmę klejącą. Ponadto wyposażony jest w antypoślizgową podstawę.

Metoda 5S, czyli gwarancja porządku na biurku

Metoda 5S początkowo była wykorzystywana przede wszystkim w japońskich firmach, ale obecnie coraz częściej jest stosowana także w innych zakątkach świata. Specjaliści twierdzą, że system ten pozwala w szybki i nieskomplikowany sposób całkiem zmienić dotychczasową organizację biura. Jak sama nazwa wskazuje, system 5S składa się z pięciu następujących po sobie czynności.

  1. Selekcja (seiri) – pierwszym elementem zarządzania przestrzenią jest segregacja przedmiotów na przydatne oraz zbędne. Na biurku należy pozostawić jedynie akcesoria należące do pierwszej kategorii. Drugie możesz albo schować w szafce albo wyrzucić.
  2. Systematyka (seiton) – ustalenie stałego systemu przechowywania to absolutna podstawa. Każdy przedmiot czy dokument powinien mieć przypisane sobie miejsce. Dzięki temu z łatwością znajdziesz poszukiwane papiery.
  3. Sprzątanie (seiso) – przeprowadzanie rzadkich a gruntownych porządków nie jest najlepszym rozwiązaniem, bowiem nie uczy nawyku codziennego odkładania przedmiotów na miejsce. Po skończonej pracy należy posegregować akcesoria i umieścić je w dedykowanych do tego miejscach. W ten sposób następnego dnia rozpoczniesz pracę mając wokół siebie porządek.
  4. Standaryzacja (seiketsu) – warto wprowadzić zasady, których będziesz przestrzegał. To Ty je tworzysz, dlatego mogą być w pełni dostosowane do Twoich możliwości.
  5. Samodyscyplina (shitsuke) – nawet jeżeli szef albo pedantyczny kolega z biura wspominają Ci o sprzątaniu, nie zda się to na nic, jeżeli sam nie będziesz miał motywacji. Choć początkowo trzymanie się zasad może wydawać się trudne, to z każdym kolejnym dniem będzie Ci coraz łatwiej, aż obowiązki same wejdą w nawyk.

Początki zmian nigdy nie należą do najprostszych, jednak warto mieć w głowie wizję swojego sukcesu. System 5S uchodzi za niezwykle skuteczny. Dzięki niemu organizacja biura stanie się znacznie łatwiejsza.