Jak wybrać idealną kserokopiarkę do biura?

Kserokopiarka w biurze to urządzenie wykorzystywane niemal każdego dnia. Istnieje bardzo wiele modeli kserokopiarek. Producenci oferujący wyposażenie dla biura oferują nam różne produkty, dlatego stojąc przed koniecznością zakupu nowej kserokopiarki często mamy poważny problem, która z nich najlepiej sprawdzi się w naszym biurze. Warto więc dowiedzieć się, na jakie parametry zwrócić uwagę podczas kupna kserokopiarek.

Kserokopiarka do zastosowania biurowego

Przede wszystkim warto dostosować wielkość kserokopiarki do powierzchni, jaką dysponujemy. Jeśli biuro jest małe, lepiej zrezygnować z dużego, wielofunkcyjnego urządzenia na rzecz sprzętu, który będziemy w stanie umieścić np. na biurku. W tym przypadku należy jednak liczyć się z tym, że mniejsze modele zwykle nie posiadają wszystkim funkcji, w które wyposażone są większe, rozbudowane maszyny (czyli urządzenia wielofunkcyjne). Już na tym etapie powinniśmy więc zastanowić się, do jakich zadań najczęściej będziemy wykorzystywać kserokopiarkę oraz czego od niej oczekujemy. Do podstawowych funkcji kserokopiarki zaliczamy:

• kopiowanie dokumentów
• drukowanie z możliwością wydruku znaku wodnego lub logo firmy
• skanowanie do pliku i bezpośrednio do poczty elektronicznej

Nowoczesne urządzenia zwykle wyposażone są w takie funkcje jak np. kody dostępu lub zdalny serwis. Pierwsza opcja jest przydatna, gdy chcemy ograniczyć ilość wykonywanych kopii. Zdalny serwis pozwala na konfigurację urządzenia profesjonalnemu technikowi serwisowemu. W ten sposób można również automatycznie zamawiać materiały eksploatacyjne.

Serwis kserokopiarek oraz koszty eksploatacji

Nabywając nową kserokopiarkę, należy wziąć pod uwagę nie tylko jednorazowy koszt zakupu, ale również późniejsze wydatki związane z serwisowaniem i eksploatacją. Gdy kupujemy nowe urządzenie do biura, zwykle zamierzamy bezproblemowo użytkować je przez kilka kolejnych lat. Bardzo ważna jest zatem jak najwyższa jakość sprzętu. Aby uniknąć problemów z późniejszym serwisem oraz ewentualnym zakupem części zamiennych, warto zdecydować się na model, który jest aktualnie produkowany. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że za kilka lat nie będzie problemów z dostępnością poszczególnych komponentów.

Koszty eksploatacji zależą przede wszystkim od typu urządzenia oraz modelu. Warto zwrócić uwagę również na koszty usług serwisowych, które znajdują się poza gwarancją. Należą do nich m.in.:

• okresowa konserwacja całego urządzenia
• wymiana bębna
• wymiana rolek i separatorów
  • toner i jego wymiana