Przydatne akcesoria do archiwizacji dokumentów

Od prawidłowego obiegu dokumentów uzależnione jest sprawne funkcjonowanie bardzo wielu firm i instytucji. Aby wszystko przebiegało sprawnie, profesjonalnie i bezstresowo, konieczne jest skrupulatne uporządkowanie wszystkich dokumentów

Kategoria: Blog

archiwizacja dokumentów

Różnorodne materiały biurowe, w tym akcesoria do archiwizacji dokumentów, w dużym stopniu ułatwiają codzienną pracę w biurze.

Duża ilość zamówień, faktur i umów każdego dnia generuje bardzo wiele różnorodnych dokumentów, które powinny być odpowiednio posegregowane, opisane i właściwie przechowywane. Warto poznać przykładowe akcesoria, które pozwolą nam wygodnie porządkować i przechowywać ważne dokumenty w firmie.

Przechowywanie dokumentów w biurze

Zaleca się, aby ważną dokumentację firmową przechowywać od 5 nawet do 50 lat. Każda firma zobligowana jest do archiwizowania dokumentów rozliczeniowych, płatniczych i pracowniczych. Dokumenty papierowe powinny być odpowiednio posegregowane i bezpiecznie przechowywane. Należy podjąć stosowne działania, mające na celu zapobieganie ich wyblaknięciu, zalaniu czy zniszczeniu.

Każdy ważny dokument należy umieścić w osobnej foliowej koszulce. Następnie można go przechowywać w odpowiedniej teczce na dokumenty, skoroszycie lub segregatorze. Do sprawnego oznaczania i opisywania dokumentów przydadzą się kolorowe przekładki. Dokumenty warto segregować zgodnie z wcześniej przyjętym sposobem, np. alfabetycznie lub chronologicznie. Gdy poszczególne segregatory lub teczki zostaną całkowicie wypełnione dokumentami, można umieścić je w specjalnym tekturowym pojemniku archiwizacyjnym. Do przechowywania specjalistycznej dokumentacji lub projektów architektonicznych o formacie większym niż A4 wykorzystywane są tekturowe lub plastikowe tuby.

Niektóre wielostronicowe dokumenty wymagają stosownego spięcia. Dokumenty można spinać ze sobą przy pomocy spiral do bindowania lub skoroszytów. Zbindowane arkusze papieru mogą zostać następnie oprawione, co dodatkowo ochroni je przed kurzem, zabrudzeniem czy zniszczeniem. Jeśli jednak nie chcemy dziurawić dokumentów bindownicą czy dziurkaczem, wystarczy użyć specjalnych grzbietów zaciskowych.